証憑書類ってなんて読む？個人事業主と電子帳簿保存法【レシート】

2024-06-122024-11-24

甲斐承太郎

これから個人事業主になるわけだけど不安…。
お店を経営するだけでも、たくさんの書類をもらったり渡したりしないといけないんでしょ？
どれくらいの種類があるのか全然わからないし、テレビのCMでももらった書類には保管ルールがあるって言ってたから、ちゃんと理解しておかないと不安でさ。基本的なルールを教えてほしいな。

アカガネ所長

初めて飲食店を開業したり、個人事業主として独立すると、たくさんの書類の扱いに戸惑うことが多いよね。
例えば、レシートや発注書、領収書などは証憑書類と呼ばれ、個人事業主になると大切に保管しなけければいけません。
この記事ではそういった書類の種類や、基本的な保管ルールをわかりやすく解説します。

この記事でわかること

証憑書類の基本的な定義と種類を理解できる
証憑書類の整理・管理方法について学べる
飲食店開業時や個人事業主として必要な証憑書類を把握できる

シマナガ

例えば、売上を計上する際には売上伝票や請求書、経費を計上する際には領収書や支払明細書などが必要です。
これらの証憑書類がしっかりと整備されていることで、税務調査の際にもスムーズに対応でき、事業運営が安定します。

証憑書類とは

甲斐承太郎

そもそも証憑書類ってなに？
憑りつかれた証って事はなんかやばいお札かなにかなの？

アカガネ所長

キョンシーのお札とは違いますよ。
証憑書類は、取引や経理に関する客観的な証拠となる書類のことです。
簡単に言えば、「なぜその取引をしたのか」「その取引が実際に行われたことを証明する書類」ということでとても身近なものです。

甲斐承太郎

身近と言われても、これまで暮らしでそんな証拠書類なんて受け取ったことないよ！

アカガネ所長

実は先ほどコンビニで買い物をした際にも受け取っていますよ。
証憑書類って聞くとなんだか難しそうだけど、たとえば、こんなものがあります。

身近な証憑書類

レシート：買い物をしたときに受け取るもの。これも立派な証憑書類です。
電車やバスの乗車券：これは移動にかかった費用を証明するための書類になります。
クレジットカードの明細書：これはどのような支払いが行われたかを証明するための書類です。

シマナガ

日常生活で受け取るこれらの書類も、経理を行う際にはとても重要な役割を果たします。
特に個人事業主や飲食店を開業する場合には、これらの証憑書類をしっかりと整理して保管することが求められます。

証憑書類の種類は？

甲斐承太郎

これまで、なにも気にせずにゴミ箱に捨てていたレシートも、個人事業主になったら保管しておかないといけないの？

シマナガ

個人的な買い物の場合は保管義務はありません。
しかし、個人事業主になると、日々の取引でさまざまな証憑書類が発生します。
それぞれの場面ごとにどんな書類が必要になるかをまとめました。

場面ごとの証憑書類の種類

購入時（仕入れや経費の支出）
- レシート・領収書：商品やサービスを購入した際に受け取る。
- 請求書：取引先からの請求書。特に後払いの場合に受け取ることが多い。
- 納品書：商品が納品されたときに受け取る。
売上時（商品の販売やサービスの提供）
- 見積書：顧客に提供するサービスや商品の見積もりを出す際に作成する。
- 注文書：顧客からの注文を受けたときに受け取る。
- 契約書：大きな取引の場合、取引条件を明記した契約書を作成することがある。
- 納品書：商品を納品したときに発行する。
- 請求書：商品やサービスの提供後、代金を請求するために発行する。
支払い時（売上代金の受け取りや経費の支払い）
- 領収書：代金を受け取った際に発行する。顧客に代金を支払った場合にも受け取る。
- 振込明細書：銀行振込で支払いを行った場合に発行される。
その他（資金管理や帳簿の保管）
- 預金通帳の写し：銀行口座の取引履歴を記録したもの。
- 借入金の契約書：金融機関からの借入れがある場合、その契約書。
- 税務申告書：税務署に提出するための書類。

アカガネ所長

これらの証憑書類を適切に管理することで、後々の経理処理や税務申告がスムーズになります。
証憑書類をしっかり保管する習慣をつけておくことが大切です。

証憑書類の重要性

甲斐承太郎

結局これらの書類ってなんでそんなに大切なの？
そんで、どんな場面で必要になるの？

アカガネ所長

証憑書類が大切な理由と、具体的にどんな場面で必要になるのかを説明します。

証憑書類が大切な理由

経理処理の基礎
- 証憑書類はすべての取引の証拠となり、経理処理の基礎になります。これがないと、正確な帳簿を作成することが難しくなります。
- 経理・仕訳の基礎についてはこちら
税務調査への対応
- 税務署からの調査が入ったときに、証憑書類がないと取引の正当性を証明できません。結果として税務署からの指摘や罰則の可能性もでてきます。
財務管理の強化
- 証憑書類をしっかり保管しておくことで、資金の流れを正確に把握できます。これはビジネスの健全な運営にとって非常に重要です。

シマナガ

証憑書類は会計書類における根拠のすべてになります。

証憑書類が必要になる場面

経費の証明
- 例えば、仕入れた材料の費用や広告費を経費として計上する際に、その支出が本当に行われたことを証明するためにレシートや領収書が必要になる。
売上の証明
- 顧客に商品を納品したり、サービスを提供した際に、その売上を正確に記録するために納品書や請求書が必要になる。
税務申告
- 確定申告の際に、収入と経費を正確に申告するために、すべての証憑書類を参照する。これがないと、申告内容の信頼性が低くなる。
金融機関との取引
- 例えば、融資を受ける際には、金融機関がビジネスの健全性を確認するために証憑書類を求めることがある。
監査対応
- 大きな会社になると、監査法人による会計監査が行われる。この際に、取引の正当性を証明するために証憑書類が必要になるんだ。

アカガネ所長

商売として物を売って代金を回収するまでの基本的な流れを説明しますね。
まず、お客さんからの要望に応じて見積書を発行します。条件が合えば契約書を交わします。
そして、商品を納品して納品書を発行し、請求書を送付します。最後に、入金があれば領収書を発行します。
証憑書類は、このように一連の流れを経て完結するのです。

証憑書類の管理・保存期間は？

シマナガ

証憑書類を適切に保管しないと、後々のトラブルの原因になることが多くなります。
だから、日々の取引の際には、必ず証憑書類をしっかりと管理する習慣を身につけておくことが重要なのです。
そして、証憑書類には法で定められた保存期間や保存方法があります。

甲斐承太郎

へ～、法律で決まってるんだ？どんな風に決められてるの？

シマナガ

まずは証憑書類は
・税法・会社法・個人事業主（青色・白色申告書）・適格請求書類
の分類に分けることができます。

法令における証憑書類のそれぞれの保存期間

税法での保存期間
- 一般的な税務書類: 通常、帳簿などの税法に関わる証憑書類は7年間の保管義務があります。
- 欠損金が生じた事業年度の書類: この場合、一部企業会計に関する書類は10年間の保管が必要です。
- 実務的な対応: 7年間の保存と10年間の保存を区別するのは手間がかかるため、全ての税務書類を一律で10年間保存しておくと間違いが起きにくいです。
会社法での保存期間
- 備置き書類: 株主などに閲覧させるために備置きする書類は5年間の保管が義務付けられています。
- その他の書類: それ以外の会社法に関わる書類は10年間の保管が必要です。
個人事業主（青色申告）の保存期間
- 総勘定元帳や仕訳帳: 7年間（前々年分所得が300万円以下の場合は5年間）
- 損益計算書、棚卸表などの決算書類: 7年間
- 領収書や預金通帳、借用証など現金の取引に関する証憑: 7年間
- 個人事業主の確定申告について詳しい解説はこちら
個人事業主（白色申告）の保存期間
- 決算に関する書類、請求書、納品書、送り状、領収書: 5年間
副業の場合の保存期間
- 雑所得の収入金額が300万円を超える場合: 5年間
- 副業の確定申告について詳しい解説はこちら
適格請求書の保存期間
- 適格請求書（インボイス）: 7年間（個人・法人問わず）
- インボイス制度について詳しい解説はこちら

甲斐承太郎

5年とか7年とか10年とかややこしい！！

シマナガ

すべての書類を10年間保存しておくことで煩雑さがなくなり間違いが起きにくいです。
レシートや領収書は日常の経費を証明するために、全てのレシートや領収書をファイルにまとめ、取引日付順に整理しましょう。
そして契約書などは特に重要な書類なので、法律上の保存期間が過ぎても保管しておくことをおすすめします。

アカガネ所長

業者間での取引では契約を結ぶ場面が多くなります。
契約はひとつ間違えると大きな損害やトラブルにつながることがあります。
契約の注意事項やルール、契約書の作成などについてはこちらで解説しています。

※準備中

証憑書類の管理・保管方法について

シマナガ

証憑書類の保存方法には紙ベースと電子データの2種類があります。
それぞれにメリットとデメリットがあるため、企業の業務内容や規模に応じて最適な方法を選択することが重要です。電子データ保存は、ペーパーレス化や業務効率化、テレワーク推進に寄与する一方で、初期導入コストやシステムの導入が必要です。
紙ベース保存は、視覚的に確認しやすい反面、保管スペースや経年劣化のリスクが伴います。

紙ベース・電子データ保存方法の比較

項目	紙ベース保存	電子データ保存
保存期間	税法に基づき7年または10年	同様
保存スペース	書庫やオフィス内のスペースが必要	デジタルストレージで保管可能
経年劣化のリスク	高い	なし
コスト	印刷コスト、保管スペースのコスト	初期導入費用、クラウドストレージのコスト
検索性	手作業で検索	日付や金額、取引先で高速検索可能
業務効率	紙の書類を探す手間がかかる	RPAツールと連携し自動化可能
セキュリティ	紛失や盗難のリスクあり	バックアップ、アクセス制御でリスク軽減
テレワーク対応	難しい	簡単
自動削除機能	なし	保存期間経過後の自動削除機能あり
バックアップ	物理的なバックアップが必要	クラウドサービスで自動バックアップ
取り出し時間	即時取り出し可能	即時取り出し可能（クラウドサービスを利用する場合）
取引の真実性の証明	あり	デジタル署名やタイムスタンプが必要
業務負荷	高い	自動化によって低減
メリット	視覚的に確認しやすい	保管コスト削減、業務効率化、検索性向上
デメリット	保管コスト高、検索困難、経年劣化のリスク	初期導入費用、システム導入の手間

紙ベース・電子データ保存方法の比較

アカガネ所長

紙ベースと電子データのそれぞれメリットとデメリットがありますが、
今後はどちらかを吟味して選ぶことはできません。
電子帳簿保存法により電子データでの保存が義務になりました。

電子帳簿保存法とは？

シマナガ

先ほどもお伝えしましたが電子帳簿保存法が制定され、2024年1月からは電子データでの保存が義務になりました。

アカガネ所長

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類などを電子データで保存するための法律です。
この法律は、企業や個人事業主が電子データとして受け取った書類を適切に保存することを義務付けています。

電子帳簿保存法のポイント

保存義務者
- 法人だけでなく個人事業主も対象です。副業で一定規模の収入がある場合も保存義務が生じます。
完全義務化
- 2024年1月1日以降、電子取引で授受したデータは電子データとして保存することが完全に義務化されました。紙に印刷して保存する方法は認められません。
保存方法
- 電子帳簿等保存：電子的に作成された帳簿や書類をそのままデータとして保存します。
- スキャナ保存：紙の書類をスキャナで読み取ってデータ保存します。
- 電子取引：電子メールやクラウドサービスで授受した取引情報をデータ保存します。

甲斐承太郎

ぼくみたいな個人事業主も対象になるのか…
じゃあ、実際にメールで受け取った領収書とかはそのままダウンロードして保存しておけばいいの？

シマナガ

はい。
メールで受け取った領収書や請求書などの取引情報は、そのまま電子データとして保存しておく必要があります。
ここでは、具体的な保存方法と注意点について詳しく説明します。

保存の手順

メールで受け取った領収書や請求書の保存
- メールに添付されたPDFやExcelファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたファイルは、フォルダに整理して保存します。
  フォルダ名には取引先名や日付などを含めると後で検索しやすくなります。
タイムスタンプの付与
- タイムスタンプサービスを利用して、ダウンロードしたファイルにタイムスタンプを付与します。
  これにより、データが改ざんされていないことを証明できます。
検索機能の確保
- 保存する際には、ファイル名に取引日や取引先名を含め、検索しやすいようにしておきます。
  検索機能がある保存システムを利用すると、さらに便利です。
バックアップの実施
- データは定期的にバックアップを取り、別の場所に保存しておくことで、データ消失のリスクに備えます。

アカガネ所長

例えば、承太郎さんが飲食店を開業しました。
そこで食材の仕入れに関する請求書をメールで受け取った場合は次のように保存します。

実際の運用例※2024年内の取引の場合

メールに添付された請求書（PDFファイル）をダウンロードして、「仕入れ2024」というフォルダに保存。
タイムスタンプサービスを利用して、ダウンロードしたPDFファイルにタイムスタンプを付与。
ファイル名を「2024-06-10_食材仕入れ_ABC商店.pdf」のようにわかりやすい名前に変更。
定期的に外部ストレージやクラウドにバックアップ。

アカガネ所長

このようにしておけば、後で必要になったときにすぐにデータを検索できて、税務調査の際にも問題なく対応できますよ。

タイムスタンプの役割と仕組み

甲斐承太郎

ん？スタンプサービス？？全部貯まるとおかわり無料みたいなサービス？

シマナガ

スタンプカードではありません。タイムスタンプは、データの信頼性を証明するための技術です。
具体的に言うと、電子データがいつ作成されたか、または変更されたかを記録するための仕組みになります。
これによって、データが改ざんされていないことを保証できます。

タイムスタンプの役割

改ざん防止: データが作成された時点を証明し、それ以降変更されていないことを保証します。
証拠能力の強化: 税務調査や法律的なトラブル時に、データの信頼性を証明するために使われます。

タイムスタンプの仕組み

データのハッシュ値を作成: タイムスタンプを付与するデータからハッシュ値（データの指紋のようなもの）を生成します。
タイムスタンプ機関に送信: このハッシュ値をタイムスタンプ機関（TSA）に送信します。
タイムスタンプの付与: TSAは受信したハッシュ値にタイムスタンプを付与し、これを返送します。
タイムスタンプの保存: 付与されたタイムスタンプを元のデータと一緒に保存します。

シマナガ

このようにタイムスタンプを使うことで、例えば「この請求書は2024年6月10日に受け取って保存したもので、その後変更されていません」と証明できるようになります。

甲斐承太郎

ん？ハッシュ？TSA？NTT？？？？

シマナガ

…。
かんたんに説明するとタイムスタンプサービスにデータを送ればＯＫです。

タイムスタンプサービスの利用方法

タイムスタンプサービスに登録:
- まず、信頼できるタイムスタンプサービスプロバイダーに登録します。多くのサービスはオンラインで提供されています。
データのアップロード:
- 保存したい電子データ（例えば、請求書のPDFファイル）をタイムスタンプサービスにアップロードします。
タイムスタンプの付与:
- アップロードされたデータに対してタイムスタンプが付与されます。
データの保存:
- タイムスタンプが付与されたデータをダウンロードし、適切に保存します。

甲斐承太郎

なるほどね！OK！OK！
タイムスタンプサービスにデータを送るだけなら簡単だ！
でもどんな業者があるの？

アカガネ所長

タイムスタンプサービスを提供している主な業者をいくつか紹介します。
これらの業者は総務省の認定を受けており信頼できます。

主なタイムスタンプサービス業者

セイコータイムスタンプサービス
- 会社名: セイコーソリューションズ株式会社
- 所在地: 千葉県千葉市美浜区中瀬1-8
- 代表者: 関根淳
- 認定日: 令和5年2月16日
MINDタイムスタンプサービス
- 会社名: 三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社
- 所在地: 東京都港区芝浦4-6-8
- 代表者: 本多孝司
- 認定日: 令和5年2月16日
アマノタイムスタンプサービス3161
- 会社名: アマノ株式会社
- 所在地: 神奈川県横浜市港北区大豆戸町275番地
- 代表者: 山﨑学
- 認定日: 令和5年2月16日
認定タイムスタンプ by GMO
- 会社名: GMOグローバルサイン株式会社
- 所在地: 東京都渋谷区道玄坂1-2-3
- 代表者: 中條一郎
- 認定日: 令和6年3月18日

アカガネ所長

どのサービスも信頼性が高く、認定されているから安心して使えます。
データをこれらのサービスに送るだけで、タイムスタンプが付与されるのでかんたんです。

タイムスタンプサービスの費用は？

甲斐承太郎

タイムスタンプ業者がいるってことはこれって有料なの？

シマナガ

残念ながらタイムスタンプを利用するためには、システムの導入費用や月額利用料が発生します。

タイムスタンプサービスの費用について

初期費用：
- システム導入時に数千円から数十万円まで幅広い。
月額利用料：
- 月額料金が発生する場合があり、スタンプの数に応じたプランがある。
スタンプごとの料金：
- 1スタンプごとに約10円程度が目安。

甲斐承太郎

証憑を保管するだけで毎回お金がかかるの～やだ～！！

アカガネ所長

実は費用が負担にかからないようにする方法があるんです。

タイムスタンプを無料で利用する方法

通常の事務処理期間（最長2カ月と7日）以内に保存した場合
訂正や修正した場合に履歴が残るシステム、もしくは修正や訂正が行えないシステムを利用する場合

甲斐承太郎

ん～、つまりどういうこと？

シマナガ

つまりはシステムを利用することでタイムスタンプが不要になったということです。
このシステムというのが
①会計ソフトで作成した帳簿データを、訂正削除履歴が残るクラウドサービスで保存する場合。
②Adobe Acrobat Readerを利用する方法があります。

①会計ソフトで作成した帳簿データをクラウドサービスで保存する

アカガネ所長

2022年の電子帳簿保存法の改正では、電子帳簿保存やスキャナ保存について、税務署長の事前承認制度の廃止やタイムスタンプの不要化、検索要件の緩和など、抜本的な変更が行われました。
経理処理の電子化やペーパーレス化に取り組むことは、テレワークの推進にもつながります。
電子帳簿保存法に対応したシステムを上手に活用して、業務効率を高めてみましょう。

シマナガ

会計ソフトを使うことでのメリットは多くあります。

電子帳簿保存法対応の会計ソフトを使うメリット

要件に沿ったデータ保管：複雑な保存要件をソフトがサポート。
紙の書類保管が不要：ペーパーレス化により保管スペースを削減。
業務効率化：自動仕訳や書類作成機能で経理業務が効率化。

②Adobe Acrobat Readerを利用する方法

無料でタイムスタンプを付与する方法の手順

Adobe Acrobat Readerを開いて「編集」→「環境設定」を選択。
「署名」を選択し、タイムスタンプの「詳細」をクリック。
「タイムスタンプサーバー」→「新規」を選択し、サーバー情報を入力。
PDFを開き、「ツール」→「証明書」を選択。
「タイムスタンプ」をクリックして付与。

アカガネ所長

この方法を使えば、無料でタイムスタンプを付与できます。
ただし、無料のタイムスタンプサービスには利用条件や制限がある場合があるので、注意してください。

証憑書類の紛失や破棄に対する罰則はあるの？

甲斐承太郎

ん？総務省が出てきたり法律で決められているってことは間違えて捨てちゃったり無くしたらどうなっちゃうの？

シマナガ

はい、証憑書類を紛失したり捨ててしまった場合には、法的な罰則が適用されることがあります。

証憑書類の紛失や破棄に対する罰則

青色申告の取り消し
- 青色申告の特別控除が取り消される可能性があります。これは、税務上の特典を失うことを意味します。
過少申告加算税や重加算税
- 証憑書類の紛失により、税務調査で適正な申告が確認できない場合、過少申告加算税や重加算税が課される可能性があります。
罰金やペナルティ
- 一定の状況下では、法的な罰金やペナルティが科されることもあります。

甲斐承太郎

あんな小さくてたくさん渡されるレシートなんて無くさずに取っておく自信がないよ！みんなどうしてるの？

アカガネ所長

わかります、レシートは小さくて失くしやすいですよね。
多くの個人事業主や企業では、以下の方法でレシートを管理しています。

レシートの管理方法

専用のレシート管理アプリを利用する
- MFクラウド会計やReceRecoなどのアプリを使えば、スマートフォンでレシートを撮影してデータとして保存できます。これにより、紙のレシートを紛失する心配がなくなります。
スキャナでデジタル化
- レシートを受け取ったらすぐにスキャナで取り込み、クラウドストレージやパソコンに保存します。スキャナ保存は、電子帳簿保存法に準拠しているため、法的にも問題ありません。
レシートファイルやクリアポケットを使用する
- 紙のレシートを一時的に保管するために、専用のレシートファイルやクリアポケットを使用します。月ごとやカテゴリーごとに整理しておくと後で見返しやすくなります。
クラウド会計ソフトを活用する
- freeeやMFクラウド会計といったクラウド会計ソフトを利用すれば、レシートをデジタル化して自動的に仕訳を行ってくれます。これにより、手間が省けて効率的に管理できます。

紛失を防ぐための対策

定期的な整理
- 受け取ったレシートは、毎週または毎月決まった日に整理する習慣をつけましょう。これにより、溜まりすぎて管理が難しくなるのを防げます。
重要書類専用の場所を設ける
- 自宅やオフィスに、レシートや証憑書類専用の場所を設け、そこにすべてを集めるようにします。こうすることで、探しやすく紛失のリスクを減らせます。
デジタルと紙の二重管理
- 紙のレシートと同時にデジタルデータとしても保存しておくと、どちらかを紛失してももう一方で対応できます。

電子帳簿保存には会計ソフトが最適

アカガネ所長

ここでCMです。
会計ソフトを使うことで電子帳簿保存はすべてシステムにお任せすることができて便利です。
まずは本来有料になるタイムスタンプシステムが不要になりますので、それだけで会計ソフトの月額費用の元が充分とれますね！

シマナガ

レシートの管理にはいくつかの方法がありますが、デジタル化と定期的な整理がポイントです。
専用のアプリやクラウド会計ソフトを活用すれば、簡単に管理できるようになります。
最初は面倒かもしれませんが、慣れてくると効率的に管理できるようになるので、ぜひ試してみてください。

まとめ

アカガネ所長

今回は、個人事業主になると必要になる証憑書類について解説してきました。
証憑書類とは、取引の証拠となる書類のことで、例えばレシートや発注書、請求書などがあります。
これらの書類は、税務調査や会計監査の際に重要な役割を果たしますので、しっかりと管理する必要があります。
電子帳簿保存法により電子データでの保存が義務付けられています。

シマナガ

証憑書類を電子データで保存する際には、専用のアプリやクラウド会計ソフトを活用するのがおすすめです。
これにより、簡単にデジタル化して保存できるため、手間を省けて効率的に管理できます。さらに有料のタイムスタンプサービスが不要になることで負担を低減できます。
個人事業主として成功するためには、証憑書類の適切な管理が欠かせません。今回の内容を参考に、ぜひしっかりとした管理体制を整えてください。